150 familiebijeenkomsten: Aafje luistert naar bewoners en familie

Geplaatst op 12-08-16
Waardigheid en trots familie bijeenkomst
De klant en zijn netwerk in de regie. Iedereen heeft het erover in de zorg. Maar hoe doe je dat nou echt? Aafje besloot gewoon bij de basis te beginnen en vroeg bewoners en familie hoe zij de huizen willen inrichten. En doet vervolgens wat met hun wensen. Zo’n 150 bewoners- en familiebijeenkomsten heeft de organisatie inmiddels georganiseerd. Een prachtig middel, want het levert Aafje een schat aan informatie op. Tegelijkertijd werken de participatiecoördinatoren hard aan meer betrokkenheid van mantelzorgers. ‘Het is belangrijk dat mantelzorgers de dingen blijven doen die ze altijd al deden.’

150 bewoners- en familiebijeenkomsten

‘Wij keren de organisatiepiramide om’, zegt voorzitter van de raad van bestuur Guy Buck. ‘Daarmee bedoel ik dat het verschil wordt gemaakt door medewerkers, klanten en familie en niet door beslissingen die in mijn kamer worden genomen.’ In dat licht is het niet zo verwonderlijk dat zorgorganisatie Aafje de afgelopen maanden zo’n 150 bewoners- en familiebijeenkomsten organiseerde, in de vorm van huiskamergesprekken. De organisatie laat zien dat ze de regie van de klant en zijn netwerk wil waarmaken. Dat gebeurt op verschillende manieren: met de participatiecoördinatoren die actief zijn in de huizen van Aafje, met het project Sfeermakers in de verpleeghuizen en met kwaliteitskaarten die de tevredenheid meten.

Sfeermakers

‘Waarom zou onze inkoopafdeling beslissen welke tafels en stoelen er in de huizen staan?’. Guy lacht: ‘Met deze simpele constatering is Sfeermakers begonnen.’ Een aantal verpleeghuizen was dringend aan een nieuwe inrichting toe. Aafje besloot het niet zelf te bedenken, maar samen met de bewoners. Hanny van Ekerschot is projectcoördinator van Sfeermakers. ‘We zijn op huiskamerniveau met de bewoners – en afhankelijk van de doelgroep ook met hun familie – in gesprek gegaan. Bewoners hebben we persoonlijk voor de gesprekken uitgenodigd. En toen zijn we gewoon gaan praten. Eerst over de inrichting, met allerlei sfeerboeken en stoffen als uitgangspunt. Maar al snel trokken we de gesprekken breder. We hebben de mensen gevraagd wat sfeer voor hen is en hoe we van onze huizen een thuis kunnen maken. Daar kwamen uiteenlopende dingen uit. Op locatie De Vijf Havens bijvoorbeeld is voor de bewoners van het verzorgingshuis veiligheid een sfeerbepaler. Daarom hebben alle appartementen nu een camera waarmee bewoners zien wie er voor de deur staat.’

‘Huiskamergesprekken en familiebijeenkomsten moeten een gewoonte worden’

‘Medewerkers zijn te gast in de woon- en leefruimte van de klant’, zegt participatiecoördinator Erik van den Berg. ‘Dat bewustzijn staat voorop als je van een huis een thuis wilt maken.’ Participatiecoördinator is een nieuwe functie bij Aafje, met als speciaal aandachtsgebied het betrekken van mantelzorgers. Erik werkt op locatie Hoppesteyn, waar mensen met weinig en veel zorgbehoefte wonen. ‘Een mooi resultaat van Sfeermakers op onze pg-afdeling vind ik de fijne stoelen voor bezoekers. We kunnen wel investeren in stoelen voor de bewoners, maar zij krijgen ook visite. Het is belangrijk dat familie en vrienden zich welkom voelen. Met Sfeermakers hebben we een eerste grote stap gezet. Met “Sfeerblijvers” maken we er nu een continu proces van.’ Hanny beaamt dat: ‘Sfeermakers moet in de manier van denken gaan zitten. Daarom verwerken we het concept in onze opleidingen en nemen we het mee in sollicitatiegesprekken met nieuwe medewerkers. De huiskamergesprekken en familiebijeenkomsten met bewoners en familie moeten een gewoonte worden.’

Mantelzorgsessies

Erik is er ook voor de bewoners met minder zorgbehoefte. Dat zijn ouderen die zelfstandig in Hoppesteyn wonen met de mogelijkheid zorg af te nemen. Voor hun mantelzorgers organiseerde hij mantelzorgsessies. ‘Mijn bedoeling is de mantelzorger inzicht te geven in de rol die ze hebben. Want in de huidige participatiemaatschappij is de samenwerking tussen professional en mantelzorger steeds belangrijker. Begrijpen en begrepen worden staat voor mij centraal. Ik vind het heel belangrijk dat mantelzorgers naast hun vader of moeder, opa of oma blijven staan. Dat ze de dingen blijven doen die ze altijd al deden. Zodat het leven gewoon door kan gaan. Ik wil dat mogelijk maken. Daarom ben ik gaan kijken waar ze tegen aanlopen en wat er nodig is. Daar kwamen veel kritische punten uit, maar wel heel realistisch en opbouwend.’ Peters zijn moeder huurt een appartement in Hoppesteyn. Hij ervoer de sessies als positief. ‘Aafje stelt zich heel open op. Dat vind ik goed. Natuurlijk kan Erik dingen niet zomaar veranderen. Maar hij kan het wel doorgeven, hij is ons aanspreekpunt.’

Goed contact

Als voorbeeld van een kritisch punt noemt Peter het feit dat de ene medewerker meer mag doen dan een ander. ‘Dat begrijp ik wel, maar voor een mantelzorger is het lastig. Een stagiaire mag bijvoorbeeld geen kousen uittrekken. In mijn geval doe ik het dan dus zelf.’ Erik voegt toe dat mantelzorgers inderdaad tegen onduidelijkheden aanlopen. ‘Niet alleen als het om bevoegdheden van medewerkers gaat, maar ook breder. Mantelzorgers hebben een belangrijke communicatieve rol. Maar dan moeten de lijnen wel helder zijn. Daarom heb ik een eenvoudig overzicht van Aafje op papier gezet: hoe we werken en in welke regio’s. Met daarnaast een telefoonlijst zodat mantelzorgers precies weten waar ze met hun vragen en opmerkingen terecht kunnen.’ Guy: ‘Zo proberen we Aafje “klein” te maken, op maat. Want goede samenwerking tussen medewerker en mantelzorger begint met goed contact.’

Afspraken nakomen

Naast goed contact en luisteren is afspraken nakomen essentieel. Binnen Sfeermakers betekende dit dat Aafje in elke huiskamer minstens 2 of 3 familiebijeenkomsten organiseerden om in gesprek te blijven. ‘Na het eerste gesprek gingen we terug om de uitgewerkte ideeën voor te leggen: “is dit wat u bedoelt?”’, vertelt Hanny. ‘En als een bepaalde stof niet meer leverbaar was, zochten we samen met de bewoners naar een alternatief.’ ‘Dat is echt aandacht geven, het is een van onze kernwaarden’, zegt Guy niet zonder trots. Bovendien voert Aafje de plannen ook echt uit. Inmiddels is in alle verpleeghuizen de ontwerpfase afgerond en zijn de bestellingen geplaatst. Voor participatiecoördinator Erik betekent afspraken nakomen dat hij concrete oplossingen zoekt voor knelpunten in de samenwerking met mantelzorgers.

Tevredenheid

Met al die inspraak en de acties die daarop volgen in gedachten is Aafje natuurlijk nieuwsgierig of de inspanningen een weerslag hebben op de tevredenheid. Dat meet de organisatie met interne kwaliteitskaarten. Hanny: ‘Daarop staan 5 eenvoudige vragen. Met die kaarten kunnen medewerkers per onderwerp polsen hoe tevreden bewoners en familie zijn. We vragen dus directe feedback aan de klant. En daarbij is altijd ruimte om ook andere onderwerpen aan te kaarten. Zo borgen we gelijk ook de inspraak.’

Kleine dingen

Guy benadrukt dat het succes van de aanpak van Aafje vooral zit in de kleinschaligheid. ‘Een-op-een met een bewoner of met een groep op een huiskamer, daarin zit de kracht.’ Hanny, Erik en Peter vullen aan dat het meestal de kleine dingen zijn die het verschil maken. Hanny: ‘Laatst sprak ik een collega-aanbieder die met planten op de huiskamers het klimaat significant verbeterd had. Dat heb ik meteen bij onze vastgoedafdeling neergelegd.’ ‘En als je dan vervolgens die planten samen met de bewoners verzorgt, heb je weer een leuke activiteit’, vult Erik aan. ‘Want activiteiten hoeven niet altijd groot te zijn. Het is juist mooi als je bewoners weet te betrekken bij het leven van alledag.’ ‘En neem niet te veel over’, voegt Peter toe. ‘Mijn moeder zegt altijd: “Wat ik kan, doe ik zelf. Daar wil ik niet bij geholpen worden, ook al duurt het dan misschien wat langer”. Dat is zorg met liefde. En hoe mooi is het als ook familieleden daarbij een rol blijven spelen. Het is de taak van elke zorgaanbieder om de waarde en betrokkenheid van mantelzorgers uit te dragen.’

Meer weten

Aafje neemt deel aan Waardigheid en trots. Bekijk het verbeterplan op de deelnemerspagina.

Heeft u vragen of advies nodig?

Neem contact op met een van onze adviseurs

088 8 233 233 Bel mij terug Contact
Lisette big

Aafje.nl gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies. Melding afsluiten